Kế toán GoldRetail — Hướng dẫn thực hành

Cập nhật ngày 24/10/2026. Dành cho kế toán tiếp nhận cửa hàng đã dùng GoldRetail bán hàng, người kiểm soát và quản trị phân quyền. Các số tiền, đối tượng trong ví dụ đều giả định, không phải dữ liệu để nhập vào sổ thật.

Tài liệu mô tả cách phần mềm hiện đang làm việc, gồm mẫu định khoản và các bước kiểm tra. Chính sách của đơn vị, số dư đã đối chiếu và hồ sơ thuế thực tế cần được kiểm tra trước khi dùng chính thức. Phần báo cáo thuế có những giới hạn được nêu tại mục 17.

Mục lục

1. Nắm luồng xử lý trước khi bắt đầu
2. Tìm đúng màn hình và hiểu trạng thái
3. Chuẩn bị và phân quyền
4. Khởi tạo khi cửa hàng đã dùng bán hàng
5. Danh sách tài khoản mặc định
6. Khai báo số dư đầu kỳ
7. Chuyển giao dịch và ghi sổ
8. Mua hàng, mua lại và thanh toán người bán
9. Bán hàng, đơn khách và thu tiền nhiều lần
10. Tính giá vốn cho ba loại hàng
11. Đối chiếu và phân bổ công nợ
12. Quỹ, ngân hàng, chi phí và vốn
13. Trả hàng, giảm giá và hoàn tiền
14. Luân chuyển và nhiều cửa hàng
15. Sửa sai và đảo chứng từ
16. Sổ, báo cáo, in và Excel
17. Hóa đơn và thuế
18. Kết chuyển, khóa và mở lại kỳ
19. Một ví dụ từ đầu đến cuối
20. Công việc hằng ngày, cuối kỳ và xử lý lỗi
21. Từ điển và nguồn đối chiếu

1. Nắm luồng xử lý trước khi bắt đầu

GoldRetail có hai lớp công việc: nhân viên tạo/xác nhận giao dịch bán hàng; kế toán chọn dữ liệu đã xác nhận để lập và ghi sổ kế toán. Bật Kế toán không tự chuyển toàn bộ giao dịch, không tự ghi sổ và không ghi thêm tiền hoặc hàng vào bán hàng. Phiếu thu/chi được chuyển riêng với phiếu hàng để theo dõi đúng khoản thanh toán.

Luồng làm việc: Giao dịch bán hàng đã xác nhận → Chờ chuyển kế toán → Chuyển kế toán → Chứng từ nháp → Lập bút toán theo mẫu → Kiểm tra → Ghi sổ → Đối chiếu → Báo cáo → Khóa kỳ.

Ba điều cần nhớ:

• Phiếu hàng và phiếu tiền là hai nguồn riêng. Mua hàng ghi nhận tồn và phải trả; khoản chi đã xác nhận được chuyển riêng để giảm phải trả. Bán hàng ghi doanh thu/phải thu và giá vốn; khoản thu được chuyển riêng để giảm phải thu.
• Số lượng tồn bán hàng khác giá trị tồn kế toán. Có hàng trong bán hàng chưa có nghĩa đã có đủ giá vốn kế toán; cần số dư đầu hoặc phiếu nhập đã ghi sổ có giá trị phù hợp.
• Giá bán/giá mua Phú Quý khác giá vốn. Giá Phú Quý hỗ trợ lập giao dịch. Sổ kế toán sử dụng giá trị nguồn đã lưu và phương pháp giá vốn của sản phẩm, không định giá lại tồn theo bảng giá mới.

Phương án đang dùng cho doanh nghiệp là ghi kép, tồn kho kê khai thường xuyên, mặc định bình quân sau mỗi lần nhập cho sản phẩm chưa được khai báo; có thể khai đích danh trước khi phát sinh. Hộ kinh doanh có bộ mã nội bộ và sổ riêng; không coi bộ 35 tài khoản doanh nghiệp là yêu cầu bắt buộc cho mọi hộ.

2. Tìm đúng màn hình và hiểu trạng thái

Menu ngang Kế toán và thanh Tác vụ kế toán trong mỗi màn hình được gom theo nhóm. Bấm tên nhóm có dấu mũi tên để mở; bấm ra ngoài hoặc nhấn Esc để đóng.

Xác nhận giao dịch bán hàng, Ghi sổ kế toán và Duyệt báo cáo là ba thao tác khác nhau, có quyền riêng. Trạng thái xác nhận/thanh toán của đơn khách không thay thế trạng thái ghi sổ.

3. Chuẩn bị và phân quyền

Trước lần làm sổ đầu tiên, thống nhất đơn vị/MST, cửa hàng thuộc đơn vị, ngày bắt đầu, loại hình, chính sách sổ, phương pháp giá vốn và số dư bàn giao. Chuẩn bị biên bản kiểm tiền, sao kê ngân hàng, bảng công nợ theo đối tượng và bảng tồn có số lượng/khối lượng/giá trị.

Nếu chưa thấy menu Kế toán, kiểm tra đúng cửa hàng rồi nhờ quản trị kiểm tra quyền và việc bật chức năng.

Gợi ý phân công: người lập có Xem/Lập/Chuyển; người kiểm soát thêm Ghi sổ; kế toán phụ trách thêm Duyệt báo cáo/Khóa kỳ; người quản lý cấu hình có Thiết lập/Duyệt thiết lập. Đây là cách chia công việc đề xuất, không phải phần mềm tự cấp các quyền này. Cấp tại Hệ thống → Nhóm người sử dụng / Người sử dụng → Phân quyền.

Trước khi lưu, nhìn tên cửa hàng ở đầu trang. Sau khi đổi cửa hàng, mở lại các tab kế toán cần dùng. Không tiếp tục ghi trên tab cũ nếu hệ thống báo cửa hàng đang làm việc thay đổi.

4. Khởi tạo khi cửa hàng đã dùng bán hàng

Mở Kế toán → Thiết lập → Thiết lập. Trong Khởi tạo và liên kết dữ liệu, mở Lựa chọn khởi tạo và cập nhật.

1. Chọn ngày bắt đầu áp dụng. Có thể tiếp nhận từ đầu lịch sử hoặc từ một ngày bàn giao; cách lập số dư tương ứng nằm tại mục 6.
2. Kiểm tra Loại hình đơn vị: Doanh nghiệp hoặc Hộ kinh doanh.
3. Chọn Hồ sơ đơn vị kế toán: Lấy từ Thông tin doanh nghiệp hoặc Khai báo riêng. Nếu khai riêng, điền tên và MST đúng pháp nhân.
4. Chọn Cập nhật hồ sơ về sau: chủ động bấm Cập nhật từ nguồn, hoặc đồng bộ khi chuyển giao dịch. Hồ sơ khai riêng được giữ ở chế độ thủ công.
5. Chọn cách bổ sung giá vốn cho sản phẩm mới: khai báo/cập nhật thủ công, hoặc tự bổ sung khi người có quyền chuyển giao dịch sang kế toán.
6. Kiểm tra phương pháp mặc định Bình quân sau mỗi lần nhập hoặc Đích danh theo lô; tài khoản tồn 1561 hoặc 152. Phải phù hợp cách cửa hàng theo dõi hàng hóa và nguyên vật liệu.
7. Điền căn cứ lựa chọn, đánh dấu đã kiểm tra, bấm Lưu lựa chọn và khởi tạo. Đơn vị đã có dùng Bổ sung thiết lập theo lựa chọn.
8. Đọc kết quả rồi kiểm tra các phần Đơn vị kế toán, Tài khoản kế toán, Phiên bản chính sách sổ, Kỳ kế toán. Chính sách đang nháp vẫn cần được kiểm tra và duyệt riêng.

Lưu lựa chọn chỉ lưu cách khởi tạo/cập nhật. Cập nhật từ nguồn đã chọn lấy hồ sơ phù hợp và bổ sung thiết lập còn thiếu. Hai nút này không tự chuyển hoặc ghi sổ giao dịch.

Chạy lại khởi tạo không tạo thêm tài khoản trùng và không thay phương pháp đã có phát sinh. Không coi thông báo khởi tạo thành công là đã có đầy đủ số dư chính thức.

5. Danh sách tài khoản mặc định

Mở Khởi tạo / thiết lập → Tài khoản kế toán. Bảng có tìm kiếm, thêm/sửa và Import Excel theo quyền. Nút Nạp bộ tài khoản cửa hàng dùng khi chưa nạp; Bổ sung tài khoản mẫu còn thiếu chỉ thêm mã thiếu, giữ tên và dữ liệu đã có. Nạp mẫu cần quyền Thiết lập và Duyệt thiết lập sổ.

Doanh nghiệp có 35 tài khoản tham khảo sau. Đây là tập dùng trong GoldRetail, không phải toàn bộ hệ thống tài khoản pháp định. Tài khoản có sẵn không có nghĩa mọi nghiệp vụ của tài khoản đó đều đã có mẫu tự động.

Hộ kinh doanh dùng 20 mã nội bộ: 1111, 1121, 131, 136, 152, 1561, 331, 33311, 336, 411, 421, 5111, 5113, 515, 521, 632, 635, 641, 642, 911. Kiểm tra đúng loại hình trước khi nạp, không dùng bộ mã này để suy ra phương pháp thuế.

Khi nhập mã mới, kiểm tra phân loại Tài sản/Nợ phải trả/Vốn/Doanh thu/Chi phí/Theo dõi khác. Không đổi phân loại hoặc ngừng tài khoản đang được mẫu định khoản sử dụng mà chưa kiểm tra ảnh hưởng.

6. Khai báo số dư đầu kỳ

Chọn một cách tiếp nhận và ghi thành biên bản:

• Làm sổ từ đầu lịch sử: nhập số dư trước ngày bắt đầu nếu có, sau đó chuyển các phát sinh từ ngày bắt đầu. Không vừa đưa cùng một giá trị vào đầu kỳ vừa chuyển lại phiếu lịch sử tạo ra giá trị đó.
• Tiếp nhận tại ngày bàn giao: đối chiếu số dư đến trước thời điểm bắt đầu; lập số dư đầu và chỉ chuyển phần phát sinh tiếp theo. Công nợ cũ cần chi tiết đủ để phân bổ thanh toán về sau.

Phải thống nhất ngày số dư và ngày bắt đầu có hiệu lực. Với sản phẩm tính giá vốn, nhập số dư đầu kỳ trước các phát sinh xuất/nhập tiếp theo; không ghi lùi để sửa giá vốn khi đã có phụ thuộc phía sau.

Mở Thiết lập → Số dư đầu kỳ → Nhập số dư đầu kỳ:

1. Chọn ngày chứng từ, ngày hạch toán nằm trong kỳ mở và nhập diễn giải/biên bản bàn giao.
2. Thêm từng dòng tài khoản, Nợ/Có và chọn loại sổ chi tiết phù hợp.
3. Dòng tiền mặt chọn đúng quỹ; ngân hàng chọn đúng tài khoản cửa hàng, mỗi tài khoản ngân hàng một dòng.
4. Dòng 131/331 chọn khách/NCC; tách theo chứng từ/hạn thanh toán khi cần theo dõi và phân bổ sau này. Không gộp nhiều đối tượng thành một dòng không có người chịu nợ.
5. Dòng tồn chọn sản phẩm, số chiếc hoặc khối lượng chỉ và giá trị vốn theo bảng bàn giao; kiểm tra đã khai phương pháp/tài khoản tồn.
6. Nhập các số dư đối ứng thực tế. Với ghi kép, tổng Nợ phải bằng tổng Có. Không tự lấy 411 làm tài khoản cân đối cho mọi chênh lệch.
7. Lưu nháp, mở lại kiểm tra từng dòng, đối chiếu tổng rồi Ghi sổ bằng người có quyền.

Ví dụ Nợ 1121/Có 411 chỉ phù hợp khi số dư đó thực sự là tiền vốn chủ sở hữu đã được bàn giao. Chênh lệch chưa rõ nguồn phải được đối chiếu, không nhập bù để hệ thống cho qua.

Số dư bán hàng và kiểm kê hỗ trợ đối chiếu thực tế; không tự chứng minh giá trị vốn kế toán. Thiếu giá trị số dư đầu kỳ thì chưa thể tính đầy đủ giá vốn/lợi nhuận lịch sử.

7. Chuyển giao dịch và ghi sổ

7.1. Tiếp nhận nguồn

1. Mở Chứng từ → Chờ chuyển kế toán. Khoảng ngày mặc định là hôm nay; đổi Từ ngày/Đến ngày khi cần xử lý lịch sử rồi bấm Lọc / tải lại.
2. Kiểm tra loại nguồn, số chứng từ, đối tượng, ngày, giá trị, trạng thái kế toán và cột Nguồn đổi. Có thể tìm/lọc trong bảng dữ liệu.
3. Bấm kính lúp để xem nguồn. Chỉ nguồn đã xác nhận ở bán hàng mới được tiếp nhận.
4. Bấm Chuyển kế toán, đọc kết quả; chứng từ được tạo ở trạng thái nháp. Chuyển lặp/cùng lúc không tạo thêm một chứng từ cho cùng nguồn.

7.2. Lập và kiểm bút toán

1. Mở Chứng từ kế toán, tìm phiếu vừa chuyển bằng khoảng ngày/số chứng từ và bấm kính lúp.
2. Bấm Lập bút toán theo mẫu. Nguồn mua/bán lấy mẫu tương ứng; nguồn tiền phải chọn rõ nội dung thu nợ, trả nợ, ứng trước hoặc hoàn tiền.
3. Kiểm ngày hạch toán, người mua/người bán, tài khoản, sổ chi tiết, ngân hàng/quỹ, số lượng/khối lượng và tổng Nợ/Có.
4. Nếu hàng đích danh, chọn đúng lô nhập và lượng xuất từng lô. Dùng Thêm lô cho dòng này nếu một dòng lấy từ nhiều lô; tổng phải đúng lượng nguồn.
5. Đọc phần giá vốn, cảnh báo nguồn/tồn thay đổi. Thiếu vốn hoặc phương pháp thì xử lý ở nguồn/số dư/thiết lập, không lấy giá Phú Quý điền bù.
6. Bấm Ghi sổ, kiểm tra hộp xác nhận, nhập lý do/căn cứ được yêu cầu và xác nhận. Đọc kết quả Đã ghi sổ, sau đó kiểm sổ liên quan.

Lập mẫu chưa ghi sổ. Lưu giao dịch bán hàng/in phiếu cũng chưa ghi sổ kế toán. Mẫu có sẵn không thay việc kế toán kiểm căn cứ và chính sách của đơn vị.

7.3. Nguồn thay đổi hoặc thao tác bị gián đoạn

Nháp có cảnh báo Nguồn đổi phải đối chiếu lại nguồn trước khi lập lại mẫu. Bản đã ghi sổ không bị âm thầm ghi đè. Khi mất kết nối, tải lại và tìm đúng chứng từ/trạng thái trước khi thao tác tiếp, không lập thêm phiếu thủ công để thay cho một kết quả chưa rõ.

8. Mua hàng, mua lại và thanh toán người bán

8.1. Định khoản hiện tại

Tài khoản tồn lấy theo khai báo từng sản phẩm. Mua NVL có thể dùng 152; hàng hóa dùng 1561. Giá trị mua gồm công mua đã được lưu trong tổng nguồn; không cộng công mua lần nữa ở kế toán. Mẫu hiện tại nhận tổng giá trị nguồn, không tự tách VAT khấu trừ 1331 theo suy đoán.

8.2. Cách làm

Chuyển và ghi phiếu mua trước để có hàng/công nợ. Chuyển riêng từng khoản chi đã xác nhận; chọn Trả tiền mua hàng / trả nợ hoặc Trả trước tiền mua cho NCC theo bản chất. Ghi sổ khoản tiền rồi mở Công nợ NCC để phân bổ vào phiếu hàng.

Mua NCC chưa trả tiền: tại phiếu mua trực tiếp từ NCC, nhập Số tiền chi lần này = 0; để trống có nghĩa là trả đủ. Nhập đủ thông tin hóa đơn và tổng tiền như bình thường. Khi xác nhận, phiếu nhận hàng ghi toàn bộ số còn phải trả, không lập phiếu chi 0đ. Kế toán Chuyển kế toán phiếu mua để ghi Nợ tồn/Có 331; đến khi thực trả mới Chuyển kế toán khoản chi, ghi Nợ 331/Có tiền và phân bổ.

Ví dụ mua 100.000.000 đ, đã trả 40.000.000 đ: phiếu hàng Nợ tồn 100.000.000/Có 331 100.000.000; phiếu tiền Nợ 331 40.000.000/Có 1121 40.000.000. Còn phải trả 60.000.000 đ. Phân bổ 40.000.000 đ không tạo thêm lần chi.

Mua từ khách hẹn trả sau vẫn nhận hàng và ghi phải trả; đến khi thực trả mới chuyển khoản thu/chi để giảm nợ. Quy tắc chỉ chuyển khoản của luồng mua trả chậm được thực hiện ở nghiệp vụ thanh toán bán hàng; kế toán phải chọn đúng khoản thu/chi ngân hàng, không tự lập phiếu tiền mặt thay thế.

Thỏa thuận mua NVL chưa phải hàng đã nhận. Chỉ các lần nhận thực tế đã xác nhận mới được xử lý như nguồn mua; mỗi lần nhận/chi có căn cứ riêng. Giá thực nhận và lý do điều chỉnh giữ theo chứng từ nguồn.

9. Bán hàng, đơn khách và thu tiền nhiều lần

Phương án hiện tại giữ khách ứng trước ở bên Có 131 của đúng đối tượng. Trả trước NCC giữ bên Nợ 331. Không tự đổi ứng trước khách thành doanh thu hoặc chuyển sang tài khoản khác chỉ vì số dư âm.

Khi khách thanh toán nhiều lần, mỗi khoản thu được chuyển và ghi sổ riêng, sau đó phân bổ. Đơn hàng/chốt giá chỉ ghi nhận cam kết; Trả đơn hàng cho khách là nguồn giao hàng để ghi doanh thu/giá vốn phần thực giao. Không chuyển cả đơn chưa giao thành doanh thu, không ghi lại doanh thu khi nhận tiền lần cuối.

Ví dụ đơn 30.000.000 đ: thu trước 5.000.000 đ ghi Nợ 1121/Có 131 5.000.000; giao hàng ghi Nợ 131/Có 5111 30.000.000 và giá vốn riêng; thu tiếp 25.000.000 đ ghi Nợ 1121/Có 131 25.000.000. Sau phân bổ, công nợ đơn bằng 0.

Công chế tác bán: mẫu hàng hiện tại đưa tổng nguồn bán, gồm công bán trên chứng từ, vào 5111. Công được trình bày riêng trên phiếu bán hàng nhưng không tự chuyển thành một khoản 5113 thứ hai. Tài khoản 5113 có sẵn để dùng theo nghiệp vụ dịch vụ và chính sách phù hợp; không tự cộng công thêm vào doanh thu lần nữa.

Điều kiện thu đủ tiền trước giao đơn thuộc bán hàng. Kế toán vẫn kiểm đủ các nguồn thu/giao đã xác nhận, vì đơn đã thanh toán trên bán hàng có thể chưa được chuyển đủ khoản thu sang sổ kế toán.

10. Tính giá vốn cho ba loại hàng

Mở Kho → Tính giá xuất kho, kiểm từng sản phẩm, phương pháp, đơn vị cơ sở và tài khoản tồn. Không tự chọn FIFO; hiện có bình quân sau mỗi lần nhập và đích danh theo lô.

Sổ kế toán lưu tiền đến 4 số lẻ và lượng/vốn theo độ chính xác lưu trữ của hệ thống; việc hiển thị số đồng hoặc 3 số lẻ khối lượng bán hàng không có nghĩa được làm tròn lại dữ liệu lịch sử bằng tay. Không chia thêm 10 do nhìn thấy chữ lượng: quy đổi đã được phản ánh trong nguồn/khai báo đơn vị.

10.1. Bình quân sau mỗi lần nhập

Giá trị vốn bình quân = (giá trị tồn trước nhập + giá trị nhập) / (lượng tồn trước nhập + lượng nhập). Lượng là chiếc hoặc chỉ theo sản phẩm. Giá vốn xuất = lượng xuất × bình quân hiện có, theo quy tắc làm tròn hệ thống; xuất hết lấy chính xác giá trị còn lại.

Ví dụ cùng một mã theo chỉ: tồn 100 chỉ trị giá 100.000.000 đ; nhập 50 chỉ trị giá 60.000.000 đ. Sau nhập: 150 chỉ, 160.000.000 đ. Xuất 60 chỉ có vốn 64.000.000 đ; còn 90 chỉ, 96.000.000 đ. Không dùng giá bán hiện thời để thay giá trị 160.000.000 đ này.

10.2. Đích danh

Chọn lô nhập thực tế khi lập mẫu xuất; một dòng có thể lấy từ nhiều lô. Ví dụ bán 3 chiếc lấy 1 chiếc lô A vốn 1.000.000 đ và 2 chiếc lô B vốn 1.200.000 đ/chiếc: giá vốn 3.400.000 đ. Tổng lượng chọn phải bằng lượng dòng nguồn, không vượt phần còn của từng lô. Serial bán hàng và lô giá vốn phục vụ hai việc khác nhau; không bỏ bước chọn lô chỉ vì nguồn đã có serial.

10.3. Khi bị chặn vì thiếu vốn

Kiểm đủ: phương pháp đã khai; tài khoản tồn tồn tại/hoạt động; phiếu mua hoặc số dư đầu kỳ đã ghi trước phiếu bán; cùng mã/cửa hàng; đủ lượng và giá trị; có đủ lô nếu đích danh. Ghi theo thứ tự thời gian. Có phát sinh vốn phía sau thì không ghi lùi/đảo tùy ý; xử lý phụ thuộc theo thứ tự ngược trước.

Lãi gộp = doanh thu thuần theo sổ trừ giá vốn. Chưa trừ đủ chi phí bán hàng, quản lý, tài chính và thuế thì chưa phải lợi nhuận cuối cùng. Báo cáo tài sản quản trị theo giá thị trường là báo cáo khác, không dùng để thay vốn hoặc lợi nhuận kế toán.

11. Đối chiếu và phân bổ công nợ

Mở Công nợ NCC hoặc Công nợ khách / ứng trước, chọn ngày/đối tượng và Lọc / tải lại. Số tổng hợp chỉ dựa trên phần đã ghi sổ. Kiểm cả số đầu, phát sinh, số cuối và chi tiết các khoản chưa ghép.

Sổ hiển thị theo dấu: Dư Nợ dương; Dư Có âm. Số cuối = Số đầu + phát sinh Nợ − phát sinh Có. Vì vậy công nợ phải trả 331 thường hiện âm, không có nghĩa hệ thống tính sai. Bên Nợ 331 có thể là trả trước; bên Có 131 có thể là khách ứng trước. Đối chiếu theo từng đối tượng, không bù trừ hai khách khác nhau để làm tổng bằng 0.

Để phân bổ:

1. Chọn đúng đối tượng và khoản nợ gốc đã ghi sổ.
2. Chọn khoản thanh toán/ứng trước/giảm nợ tương ứng đã ghi sổ.
3. Nhập số tiền phân bổ, ngày và căn cứ; không vượt phần còn của cả hai đầu.
4. Xác nhận, đọc kết quả rồi kiểm phần còn phải thu/trả của từng khoản.
5. Muốn sửa ghép sai, hủy phân bổ có lý do rồi ghép lại. Không xóa khoản thu/chi bán hàng hoặc lập phiếu chi mới chỉ để thay một phân bổ.

Một khoản tiền được chia nhiều phiếu; một phiếu được thanh toán nhiều lần. Phân bổ không làm tăng/giảm tiền ngân hàng và không tạo bút toán thu/chi mới. Tổng đối tượng có thể bằng 0 nhưng vẫn còn các khoản chưa phân bổ; cần ghép xong để theo dõi từng hóa đơn/hạn thanh toán rõ ràng.

12. Quỹ, ngân hàng, chi phí và vốn

Quỹ / ngân hàng đọc sổ tiền kế toán theo quỹ/tài khoản đã ghi. Đối chiếu với kiểm quỹ, sao kê và các khoản thu/chi chưa chuyển. Tiền bán hàng đã nhận nhưng khoản thu/chi chưa chuyển/ghi sổ sẽ làm hai lớp tạm chênh nhau.

Mở Chứng từ → Nghiệp vụ / kết chuyển → Lập nghiệp vụ / kết chuyển cho các mẫu sau:

Chi phí đã chi ngay cần kiểm có nguồn tiền/chi phí được tiếp nhận hay chưa. Phần mềm không tự hiểu mọi khoản thu/chi là chi phí: mẫu thanh toán tiền hàng đi qua 131/331. Nếu cần tự lập bút toán chi phí, dùng chứng từ tự lập theo căn cứ và đối chiếu các nguồn đã chuyển, tránh ghi cùng một khoản chi hai lần. Chứng từ tự lập không tạo lại dòng tiền bán hàng.

Không suy mọi khoản chi là chi phí: trả nợ, mua tồn, ứng trước, chuyển tiền và rút vốn có bản chất khác. Nhóm chi phí giúp phân tích; không tự chứng minh chi phí được trừ khi tính thuế. Tài sản/khấu hao/phân bổ cần căn cứ và bút toán phù hợp; có tài khoản 211/214/242 không đồng nghĩa hệ thống tự tính khấu hao hoặc phân bổ.

13. Trả hàng, giảm giá và hoàn tiền

Mở Mua hàng → Trả hàng / giảm giá. Chọn đúng chứng từ và dòng gốc, ngày, lượng/giá trị, căn cứ; lập nháp, kiểm và ghi sổ riêng.

Ví dụ trả NCC giảm nợ 1.000.000 đ nhưng vốn xuất sổ 1.200.000 đ: Nợ 331 1.000.000, Nợ 632 200.000, Có tồn 1.200.000. Trường hợp vốn thấp hơn giảm nợ, phần chênh là Có 632. Giảm giá mua không làm thay đổi số lượng.

Phần giảm tồn phải có căn cứ phân bổ và không vượt giá trị tồn; không tự phân chia theo giá thị trường. Tổng trả/giảm không vượt gốc. Nhập lại hàng khách trả dùng đúng giá vốn đã xuất, không dùng giá mua hiện tại.

Phiếu trả kế toán không tự trả hàng, nhập/xuất hàng hoặc hoàn tiền bán hàng. Cần phối hợp nghiệp vụ thực tế; khoản hoàn tiền đã xác nhận được chuyển riêng bằng mẫu Hoàn tiền cho khách hàng hoặc Bên bán hoàn lại tiền mua / trả trước, rồi phân bổ để khép công nợ.

14. Luân chuyển và nhiều cửa hàng

Giá trị luân chuyển dùng cho hai cửa hàng cùng pháp nhân/MST/loại hình, đã bật kế toán và được cấp quyền ở cả hai đầu. Luân chuyển giữa các đơn vị khác không tự được coi là nội bộ theo mẫu này.

1. Thực hiện xuất/nhận hàng ở bán hàng theo quy trình luân chuyển.
2. Kế toán đầu xuất chọn nguồn thực tế, kiểm lượng/lô và lập Nợ 136/Có tài khoản tồn theo vốn xuất; kiểm rồi ghi sổ.
3. Đầu nhận sau khi nhận hàng thực tế, tiếp nhận đúng giá trị xuất đã ghi và lập Nợ tồn/Có 336; kiểm rồi ghi sổ.
4. Đối chiếu số chứng từ hai đầu, lượng và giá trị; tìm khoản 136/336 chưa khớp.

Kế toán không tạo thêm lần nhập/xuất hoặc lịch sử serial bán hàng, không ghi doanh thu/chi phí nội bộ. Mỗi đầu có thao tác riêng; không tự đổi cửa hàng đăng nhập khi chọn nguồn.

Tổng hợp đơn vị cộng các cửa hàng cùng đơn vị và trong phạm vi được cấp. Đối chiếu 136/336 được trình bày riêng; chưa tự loại trừ giao dịch nội bộ để thành báo cáo hợp nhất pháp định. Xem chứng từ cửa hàng khác ở chế độ chỉ đọc không đổi cửa hàng đang làm việc.

15. Sửa sai và đảo chứng từ

• Chứng từ tự lập còn nháp: sửa nội dung, lưu lại và kiểm tổng trước ghi.
• Nháp đã lập theo mẫu: không sửa tùy ý dòng bị khóa; dùng nút lập lại mẫu hoặc trở về màn nghiệp vụ tương ứng. Luân chuyển sửa nháp từ màn nguồn luân chuyển.
• Chứng từ đã ghi sổ: không sửa/xóa trực tiếp. Mở phiếu, chọn Đảo chứng từ, nhập lý do và ngày trong kỳ mở, kiểm xác nhận. Hệ thống giữ chứng từ gốc và lập/ghi chứng từ đảo.
• Có phân bổ công nợ: xử lý/hủy phân bổ đang hiệu lực trước khi đảo phần bị phụ thuộc.
• Có trả hàng, giá vốn hoặc kết chuyển phía sau: xử lý chứng từ phụ thuộc theo thứ tự; không cố đảo gốc để bỏ kiểm tra.

Sau khi đảo, lập chứng từ đúng và đối chiếu lại. Đảo kế toán không tự hủy giao dịch hoặc trả tiền/hàng bên bán hàng. Sửa sai hóa đơn điện tử có quy trình riêng; không coi đảo journal là đã điều chỉnh/hủy hóa đơn MISA.

16. Sổ, báo cáo, in và Excel

Các màn có Từ ngày/Đến ngày mặc định hôm nay. Muốn xem tháng, chọn đủ ngày đầu/cuối tháng và Lọc / tải lại; không kết luận thiếu dữ liệu chỉ vì đang để hôm nay.

Để lưu bộ báo cáo:

1. Mở Báo cáo → Cân đối tài khoản, sổ chi tiết, chọn kỳ và loại Sổ và đối chiếu nguồn.
2. Kiểm số tổng hợp, chứng từ cấu thành, giá vốn, hóa đơn và các cảnh báo.
3. Lưu phiên bản báo cáo. Mỗi phiên bản giữ số liệu tại thời điểm lập.
4. Người có quyền kiểm và Duyệt phiên bản nội bộ. Phát sinh thay đổi sau đó cần đối chiếu/lập phiên bản mới, không ghi đè bản đã duyệt.
5. In / PDF hoặc Xuất cả bộ Excel từ đúng phiên bản. Kiểm đơn vị, MST, kỳ, đơn vị tiền, trạng thái và tổng cộng trên bản in.

Nhấp đúp dòng cấu thành để xem chứng từ. Xuất Excel trên từng bảng giữ bộ lọc/tìm kiếm và các trang trong dữ liệu đã tải; Xuất cả bộ Excel lấy bộ báo cáo kỳ. Chỉ dùng dữ liệu đúng phạm vi đã xuất; muốn nhập danh mục, tải file mẫu của chức năng Nhập Excel.

Tổng hợp đơn vị có PDF tóm tắt và lựa chọn In kèm chứng từ chi tiết; Excel cả bộ có chi tiết. Báo cáo cộng sổ không thay mọi báo cáo tài chính/thuyết minh bắt buộc của đơn vị.

17. Hóa đơn và thuế

17.1. Phân biệt hai nơi xử lý hóa đơn

Kế toán → Báo cáo / hóa đơn lưu tham chiếu đầu vào/đầu ra: số, ký hiệu, ngày, MST, giá trị, thuế, trạng thái, quan hệ điều chỉnh/thay thế và mã MISA nếu có. Đối chiếu với nguồn và journal; nhập tham chiếu không tự ghi tiền, thuế hay phát hành hóa đơn.

Giao dịch → Bán hàng → Hóa đơn điện tử là module MISA riêng, có bật/tắt và các quyền riêng. Phát hành/xem trước/tra cứu thuộc quy trình đó. Có hóa đơn MISA không tự có journal đã ghi; journal đã ghi cũng không chứng minh hóa đơn đã phát hành thành công. Xem hướng dẫn Hóa đơn điện tử.

17.2. Chuẩn bị căn cứ tính thuế

Mở Thuế → Thuế / sổ hộ kinh doanh. Chọn kỳ và Thêm căn cứ từ chứng từ đã ghi sổ. Phân loại theo hoạt động/hồ sơ thật: vàng bạc/đá quý, hoạt động khác, giá mua tương ứng, khoản khấu trừ, chi phí có căn cứ hoặc khoản điều chỉnh.

• Không suy phương pháp thuế từ mã sản phẩm, loại theo chiếc, tuổi vàng hoặc nguồn giá.
• Giá mua tương ứng cần liên kết phần bán và phần mua, không lấy nguyên 632 hoặc bảng giá Phú Quý thay thế.
• Giá trị/thuế điều chỉnh âm phải đúng dấu và giới hạn gốc. Không hoàn lại nhiều hơn phần đã phân loại/ghép.
• Chi phí sổ và chi phí được trừ có thể khác nhau; kế toán phân loại căn cứ riêng.

17.3. Các bảng hiện có và giới hạn

Khai thuế suất/phương pháp theo hồ sơ đã được kiểm tra; số gợi ý trên form không xác nhận đơn vị đủ điều kiện áp dụng. Lưu phiên bản, đối chiếu rồi duyệt nội bộ; nguồn/căn cứ đổi làm bản cũ có cảnh báo chênh lệch.

Dùng Báo cáo / hóa đơn để đối chiếu nguồn và thông tin hóa đơn. Muốn lập biểu thuế, mở Tờ khai và phụ lục thuế và chọn đúng biểu theo hồ sơ đơn vị. Kiểm tra số liệu, lưu và duyệt phiên bản trước khi xuất. Duyệt nội bộ chưa phải ký hoặc nộp tờ khai.

Tài liệu này không thay đổi công thức thuế hoặc tự áp phương pháp mới. Căn cứ chính thức đã đối chiếu và phạm vi triển khai được ghi tại mục 21; bộ phận phụ trách cần duyệt điều kiện pháp lý của đơn vị trước khi sử dụng bản in cho kê khai.

18. Kết chuyển, khóa và mở lại kỳ

1. Ghi đủ số dư, phiếu hàng, phiếu tiền, chi phí và điều chỉnh của kỳ.
2. Đối chiếu công nợ, tiền, lượng/giá trị tồn, nguồn chưa chuyển/ghi và thông tin hóa đơn.
3. Mở Nghiệp vụ / kết chuyển → Kết chuyển kỳ, chọn kỳ mở và căn cứ. Hệ thống tạo nháp, không tự khóa kỳ.
4. Kiểm các dòng kết chuyển rồi Ghi sổ: doanh thu chuyển vào 911, chi phí chuyển vào 911; lãi Nợ 911/Có 421, lỗ Nợ 421/Có 911.
5. Lập/lưu/duyệt báo cáo nội bộ theo kỳ đã đối chiếu.
6. Vào Tổng hợp → Khóa sổ kỳ kế toán, chọn kỳ, lý do, xác nhận. Kỳ đã khóa bị chặn ghi/phân bổ trong kỳ đã khóa.

Khóa kỳ không tự tính thuế và không tự tạo kết chuyển. Mở lại kỳ cần quyền Mở lại kỳ kế toán, lý do và có lịch sử. Nếu đã kết chuyển rồi phát hiện thiếu: thực hiện mở lại khi cần, đảo kết chuyển, bổ sung phần đúng, lập kết chuyển và báo cáo phiên bản mới rồi khóa lại. Dùng đúng chức năng mở kỳ và đảo chứng từ khi sửa sai.

19. Một ví dụ từ đầu đến cuối

Giả định một mã hàng theo chỉ, giá vốn bình quân; chỉ sử dụng ngân hàng; không có thuế tách riêng, chi phí hoặc khoản khác trong ví dụ. Đây là ví dụ kiểm luồng, không khẳng định cách xử lý thuế của hàng thật.

Mỗi nguồn được chủ động chuyển, lập mẫu và ghi sổ; bước 1 là số dư đầu kỳ, không phải khoản thu bán hàng mới. Ghép hai khoản chi vào phiếu mua và hai khoản thu vào phiếu bán ở Công nợ.

Kết quả trước kết chuyển: tiền ngân hàng 30.000.000 đ; tồn 80 chỉ trị giá 80.000.000 đ; phải thu/phải trả của hai đối tượng đều 0; doanh thu 30.000.000 đ; giá vốn 20.000.000 đ; lãi gộp 10.000.000 đ. Tổng tài sản 110.000.000 đ bằng vốn ban đầu 100.000.000 đ cộng kết quả 10.000.000 đ trong phạm vi giả định.

Sau kết chuyển: Nợ 5111/Có 911 30.000.000; Nợ 911/Có 632 20.000.000; Nợ 911/Có 421 10.000.000. Nếu đối chiếu không ra các số trên, kiểm lần lượt số dư đầu kỳ, nguồn hàng, nguồn tiền, giá vốn và ngày/kỳ; không nhập một phiếu bù cho đủ tổng.

20. Công việc hằng ngày, cuối kỳ và xử lý lỗi

20.1. Hằng ngày

1. Kiểm đúng cửa hàng/ngày. Tìm phiếu bán hàng chưa xác nhận hoặc chưa đủ hồ sơ với nhân viên phụ trách.
2. Chuyển phiếu mua/số dư đầu kỳ trước phần xuất cần dùng vốn. Chuyển phiếu bán/giao và các khoản tiền liên quan; không chỉ chuyển phiếu hàng.
3. Kiểm mẫu, ghi sổ, phân bổ công nợ. So sánh số còn nợ từng phiếu với thực tế.
4. Đối chiếu ngân hàng/quỹ, lượng và giá trị tồn. Xử lý nguồn đổi, phiếu chưa chuyển/chưa ghi, hóa đơn thiếu/trùng/chênh.
5. Lưu kết quả đối chiếu theo quy trình đơn vị; không tự xóa các bản kiểm đã chốt.

20.2. Cuối kỳ

Kiểm số đầu chính thức, đủ phát sinh, đủ vốn, công nợ và phân bổ; chi phí/vốn/tài chính; hóa đơn và căn cứ thuế; kết chuyển; lưu/duyệt phiên bản; kiểm PDF/Excel; khóa kỳ. Giữ các file bàn giao/sao kê/biên bản có căn cứ theo chính sách lưu hồ sơ của đơn vị.

20.3. Khi có thông báo

Khi báo lỗi: cung cấp tên màn hình, mã chứng từ, ngày/cửa hàng, thao tác và mã yêu cầu nếu có. Không gửi mật khẩu, token, file cấu hình hoặc CCCD khách. Liên hệ Phòng CNTT · Công ty CP Đầu Tư Vàng Phú Quý, it@phuquygoup.com.vn.

20.4. Import Excel danh mục

Tài khoản: Khởi tạo / thiết lập → bảng Tài khoản. Nhóm chi phí: Báo cáo / hóa đơn → bảng Nhóm chi phí. Phương pháp giá vốn: Giá vốn / lãi gộp → bảng Phương pháp giá vốn. Trên màn hẹp có thể nằm trong nút ba chấm của toolbar.

Import Excel → Tải file mẫu .xlsx → điền sheet Dữ liệu → chọn file → Xem trước → sửa hết lỗi → Import dữ liệu → xác nhận. Tối đa 500 dòng/5 MB; không công thức, giữ mã dạng Text và đúng cột. Mẫu có sheet Hướng dẫn/Mã hiện có. Xem trước chưa ghi; hết hạn sau 30 phút, gắn tài khoản/cửa hàng.

Mã khớp được cập nhật theo hợp đồng danh mục; mã mới được thêm; sản phẩm giá vốn phải đã có ở bán hàng. Import lưu từng dòng, dòng thành công được giữ nếu dòng sau lỗi; tải lại/đối chiếu trước nhập tiếp. Không import số dư, chứng từ, tiền/tồn hoặc quyền qua các mẫu danh mục này. Dữ liệu đổi sau xem trước phải xem trước lại.

21. Từ điển và nguồn đối chiếu

Căn cứ tham khảo chính thức đã kiểm lại ngày 23/10/2026: Thông tư 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, hiệu lực 01/01/2026; Thông tư 152/2025/TT-BTC, bản ký về kế toán hộ/cá nhân kinh doanh; Thông tư 89/2026/TT-BTC và bản đính chính tại Cổng văn bản Chính phủ. Các đường dẫn này là nguồn đối chiếu chế độ/biểu mẫu, không phải kết luận đơn vị đã đủ mọi điều kiện áp dụng.

Tờ khai và phụ lục thuế

Mở Kế toán → Thuế → Tờ khai và phụ lục thuế. Đã có03/TNDN,03-1A,03-2,01/CNKD,02/CNKD-TNCN-QTT,01/TKN;03GTGT giữ ở Thuế/sổHKD. Hướng dẫn từng bước, công thức và giới hạn. Bản mặc định in biểu gọn; có PDF kèm đối chiếu. Không ký/nộp tự động.